Dieser Artikel beschäftigt sich mit folgenden, von Peakon versandten E-Mails:

  • Automatische Umfrageerinnerungen
  • E-Mails zur Reaktivierung der Mitarbeiter
  • E-Mails zur Warnung über eine geringe Teilnahmequote

Automatische Umfrageerinnerungen

Um die Teilnahme an den Mitarbeiterbefragungen zu optimieren, versendet Peakon in regelmäßigen Abständen während einer laufenden Umfragerunde automatische Umfrageerinnerungen per E-Mail. Ihr Admin kann Einstellungen vornehmen, um das Versenden dieser E-Mails manuell einzuleiten. Die Erinnerungsmails werden nach folgendem Schema versandt:

  • Die erste Erinnerung wird bei der Hälfte (in Tagen) der Umfragerunde versandt.
  • Peakon verschickt dann weitere Erinnerungen an die Mitarbeiter, die bis vier Tage vor Ende der Umfragerunde noch nicht teilgenommen haben.
  • Die E-Mail zur Erinnerung an die Umfrage wird nie am Wochenende verschickt, (es sei denn, manuell so eingestellt). Peakon verschickt sie am darauffolgenden Montag. 

Wenn eine E-Mail zur Umfrageerinnerung manuell verschickt wird, hat das keinen Einfluss auf den Zeitplan der automatischen E-Mails – die manuell eingeleitete Erinnerung wird ganz einfach als zusätzliche E-Mail behandelt. 

Die Erinnerungen werden für gewöhnlich um 10 Uhr morgens MEZ versandt, wenn das System die Zeitzone des Mitarbeiters nicht kennt. Peakon merkt sich die Zeitzone des Mitarbeiters nach der ersten Interaktion mit der Plattform. Um die Zeitzone der Mitarbeiter manuell einzustellen, lesen Sie den Artikel Setting the Timezone and Language Fields on Employee Records Using the File Upload Method.

E-Mails zur Reaktivierung der Mitarbeiter

Die Reaktivierungs-E-Mails unterscheiden sich von den Umfrageerinnerungen und ebenso von der Umfrage selbst. Die E-Mails zur Reaktivierung sind automatisiert und so entworfen, dass sie die Mitarbeiter dazu bewegen, an der Befragung teilzunehmen, und somit der Steigerung der Teilnahmequote dienen.

Die Reaktivierungsmails werden in die übliche Mail-Korrespondenz von Peakon (Erinnerungsmails und Einladungen zu aktuellen Umfragerunden) eingefügt und ersetzen bei Bedarf andere E-Mails von Peakon. So erhalten Ihre Mitarbeiter keine zusätzlichen E-Mails von Peakon. Hat ein Mitarbeiter es versäumt, an drei oder mehr Umfragerunden teilzunehmen, versendet Peakon die Reaktivierungsmail statt der üblichen E-Mail zur aktuellen Umfragerunde und der Erinnerunsgmails.  

Die Reaktivierungsmails verfolgen das Ziel, den Mitarbeiter dazu zu bewegen, wieder an den Mitarbeiterbefragungen teilzunehmen. Nach drei ausgelassenen Mitarbeiterbefragungen (aufeinander folgend) versucht Peakon, den Mitarbeiter zu folgenden Zeitpunkten zu reaktivieren: 

  1. drittes Mal nicht auf Erinnerunsgmail reagiert
  2. viertes Mal nicht auf E-Mail zur aktuellen Umfragerunde reagiert
  3. fünftes Mal nicht auf Erinnerungsmail reagiert 

Peakon wird dreimal versuchen, den Mitarbeiter mit Hilfe der Reaktivierungsmails zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung zu bewegen, und dann wieder zu den normalen E-Mails zu den Umfragerunden und zu den Erinnerungsmails zurückkehren. Die Reaktivierungsmails kommen wieder zum Einsatz, sollte der Mitarbeiter nochmals an drei aufeinander folgenden Befragungen nicht teilnehmen. 

Der Inhalt der Reaktivierungsmail ähnelt der unten dargestellten E-Mail (viertes Mal nicht auf E-Mail zur Umfragerunde reagiert).

Warnungen zu niedriger Teilnahmequote für Manager 

Genauso wie Peakon die Mitarbeiter zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung per E-Mail aufruft, informiert die Plattform Manager regelmäßig über niedrige Teilnahmequoten. Die eingestellte Umfragehäufigkeit beeinflusst Peakons Definition von einer niedrigen Teilnahmequote:

  • < 40 % Teilnahme, bei wöchentlichem Turnus
  • < 50 % Teilnahme, bei zweiwöchentlichem Turnus
  • < 60 % Teilnahme, bei monatlichem Turnus
  • < 70 % Teilnahme, bei vierteljährlichem oder geringerem Turnus

Die Logik hinter diesen Prozentsätzen sieht (einfach ausgedrückt) folgendermaßen aus: Drei Antworten bei einem wöchentlichen Umfrageturnus zu verpassen, ist ein relativ geringer Verlust. Bei einer vierteljährlichen Umfrage hingegen bedeutet eine verpasste Umfrage bereits, dass von diesem Mitarbeiter ein halbes Jahr lang kein Feedback gesammelt werden kann, was wiederum ein recht großer Verlust ist. (Würde ein Mitarbeiter mit wöchentlichem Umfrageturnus eine Befragung verpassen, würde Peakon in der Realität die verpassten Fragen in die nächste Runde einfügen, sodass es de facto gar keinen Datenverlust zu verzeichnen gibt.) 

Wer diese Warnungsmails zur niedrigen Teilnahmequote empfängt und wer nicht, hängt davon ab, welcher Nutzergruppe die Nutzer angehören (z. B. Admin, Manager, etc.) und, ob die Option "E-Mails zu niedriger Teilnahme empfangen" eingeschaltet ist. 

Bitte beachten Sie, dass Manager, die zu Segmenten hinzugefügt wurden, ebenfalls diese Warnmails für die entsprechenden Segmente empfangen werden.

Das kann dazu führen, dass das Dashboard eines Managers mit indirektem Reporting 100 % Teilnahmequote anzeigt und der Manager dennoch möglicherweise eine Warnung zur geringen Teilnahmequote zu jedem anderen Segment, dem er oder sie hinzugefügt wurde, erhält.

Sie finden diese Option linksseitig in Ihrem Peakon-Dashboard, wenn Sie auf Konfiguration > Zugangskontrolle gehen und dort für jede Gruppe die Einstellungen überprüfen.

Artikel: Viewing your Personal Survey Engagement Summary
Artikel: Enabling the Personal Engagement Summary
Artikel: Setting and Previewing the Survey Emails
Artikel: Setting the Survey Schedule and Survey Reminder Emails
Artikel: Vorschau von E-Mails, Umfragen und Engagement-Zusammenfassungen von Peakon

Did this answer your question?