• Was ist der Kiosk-Modus?
  • Konfiguration des Kiosk-Modus
  • Was gibt es zu beachten?
  • Verwendung des Kiosk-Modus
  • Erfolg sicherstellen und die Feedback-Schleife schließen
  • Herunterladbare Vorlage eines Handouts zum Thema Kiosk-Modus

Was ist der Kiosk-Modus?

Der Kiosk-Modus stellt einen alternativen Kanal zur Verteilung der Peakon-Umfrage dar und eignet sich für Mitarbeiter, die keine geschäftliche E-Mail-Adresse haben. Im Grunde bedeutet der Kiosk-Modus, dass die Mitarbeiter ein öffentliches Tablet oder einen Laptop verwenden, um an der Mitarbeiterbefragung teilzunehmen. Jeder Mitarbeiter kann dort über seinen individuellen Code bzw. Login-Daten an seiner persönlichen Umfrage teilnehmen.

Die Konfiguration des Kiosk-Modus

Der Kiosk-Modus kann über "Umfragepläne" unter dem Reiter "Kiosk" eingeschaltet werden.

Es gibt drei Optionen zur Anmeldung im Kiosk: 

  • Zugang zur Umfrage mit wiederverwendbaren Kiosk-Codes 
  • Zugang zur Umfrage mit einmaligen Kiosk-Codes 
  • Zugang zur Umfrage mit Mitarbeiternummer und Vornamen

Zugang zur Umfrage mit Mitarbeiternummer und Vornamen basiert auf zwei Werten (Nummer und Name), die in den Mitarbeiterdaten in Peakon gespeichert sind. Um diese Option zu verwenden, müssen die Mitarbeiter ihre Mitarbeiternummer kennen.

Zugang zur Umfrage mit einmaligen Kiosk-Codes bedeutet, dass neue Codes für jede Umfragerunde erstellt werden und unter den Mitarbeitern zu Beginn der Runde verteilt werden müssen. Die Codes stehen im Tool unter "Umfragepläne" und dem Reiter "Kiosk" bereit, sobald eine neue Runde startet.

Wiederverwendbare Kiosk-Codes sind Codes, die die Mitarbeiter immer wieder für jede Umfragerunde verwenden können. Diese Codes bleiben unverändert und können auf der Seite mit den Mitarbeiterdaten heruntergeladen werden, indem Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche "Exportieren" klicken. Diese Option bietet sich an, wenn Sie lokale Peakon-Admins haben, die die Mitarbeiterdaten verwalten und so auch direkt die Codes verteilen können. 

Kiosk-URL

Es ist möglich, die URL der Login-Seite zur Anmeldung zur Umfrage anzupassen. Drücken Sie dazu auf "URL anpassen" im Kiosk-Reiter. 

Jeder Umfrageplan hat seine eigene individuelle URL, die immer unverändert bleibt und für jede Umfragerunde gilt. Bei Bedarf kann eine URL generiert werden, wenn Sie auf "Neu erzeugen" unterhalb der angezeigten URL klicken. Unter "Kiosk-Vorschau" können Sie die Login-Seite im Kiosk-Modus ansehen.

Datenschutz im Kiosk-Modus

Inaktivität (Mausbewegung, Touchpad, Tastatur etc.) während der Beantwortung einer Umfrage wird dazu führen, dass die Umfrage neu startet.

Bei der Option "Öffentliches Gerät" wird die Umfrage nach 5-minütiger Inaktivität neu gestartet und der Mitarbeiter muss sich erneut anmelden und die gesamte Umfrage von vorn ausfüllen.  

Bei der Option "Persönliches Gerät" wird die Umfrage nach 4-stündiger Inaktivität neu gestartet. Bereits eingegebene Umfragedaten werden in dieser Zeit auf dem Gerät gespeichert und die Umfrage kann zu einem späteren Zeitpunkt fertiggestellt werden. Diese Option eignet sich, wenn die Mitarbeiter den Kiosk-Modus an ihren privaten Geräten nutzen. 

Was gibt es zu beachten?

  • Mitarbeiter, die an einer Umfrage über den Kiosk-Modus teilnehmen, erhalten keine Benachrichtigungen zu 1-Klick-Feedback oder Konversationen. 
  • Erinnerungen an laufende Umfragerunden können ebenfalls nicht an Kiosk-Nutzer versendet werden.
  • Im Kiosk-Modus wird den Mitarbeitern ihre persönliche Engagement-Zusammenfassung nicht angezeigt.
  • Manager, die den Kiosk-Modus verwenden (und keine E-Mail-Adresse haben) können nicht auf das Dashboard zugreifen.

Verwendung des Kiosk-Modus:

  • Wenn Sie die Mitarbeiterdaten in Peakon hochladen, können Sie eine Mitarbeiternummer für die Mitarbeiter hinzufügen, die keine E-Mail verwenden. Das bedeutet, dass die Login-Variante mittels Vornamen und Mitarbeiternummer im Kiosk-Modus verwendet werden kann.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die bevorstehende Umfrage, bevor sie beginnt (unsere individuell anpassbaren Poster können dabei nützlich sein). 
  • Richten Sie vor der ersten Umfragerunde ein Gerät zur Verwendung im Kiosk-Modus mit entsprechenden Anweisungen ein.
  • Jeder Umfrageplan hat seine eigene URL, die unverändert bleibt.
  • Verteilen Sie Informationen zum Login an die Mitarbeiter, die den Kiosk-Modus verwenden werden. Zur Anmeldung werden sie entweder ihren Vornamen und ihre Mitarbeiternummer oder individuelle Codes brauchen, die Sie in Peakon am ersten Tag der Umfragerunde erzeugen können.
  • Wenn Sie die Variante der persönlichen Kiosk-Codes verwenden, dürfen Sie nicht vergessen, dass diese Codes für jede Runde aufs Neue generiert und an die Belegschaft verteilt werden müssen. 
  • Das Konversations-Feature kann nur verwendet werden, wenn der Mitarbeiter in seinen Mitarbeiterdaten eine E-Mail-Adresse hat. 
  • Die Mitarbeiter können an einer Umfrage teilnehmen, auch wenn diese bereits beendet ist (Soft Close). In der zweiwöchigen Phase des Soft Close können verspätete Antworten immer noch mit in eine Umfragerunde einbezogen werden. Diese Option ist standardmäßig eingestellt, kann aber von Ihrem Admin über die manuelle Einstellung des Hard Close ausgehebelt werden.  

Die Einstellungen für den Kiosk-Modus finden Sie unter "Umfragepläne" und im "Kiosk"-Reiter. Dort finden Sie die Codes zur Anmeldung, sobald eine Umfragerunde begonnen hat. Außerdem können Sie sich dort die Kiosk-Vorschau (Login-Seite) ansehen, wenn Sie auf "Kiosk-Vorschau" klicken. Wenn Sie die Login-Variante mit Vornamen und Nummer des Mitarbeiters wählen, wird die Seite zur Anmeldung automatisch entsprechend dargestellt.

Erfolg sicherstellen und die Feedback-Schleife schließen

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg:

  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig und regelmäßig, damit sie wissen, was sie erwartet.
  • Teilen Sie ausgedruckte Anweisungen zur Anmeldung, zu Kommentaren und zum Überspringen einer Frage aus. Es ist eine gute Idee, auch Kontaktinformationen Ihres Peakon-Admins/ der HR-Abteilung zu beinhalten, falls sich Ihre Mitarbeiter über ihre Mitarbeiternummer oder ihren Kiosk-Code unsicher sind.
  • Speichern Sie die URL zur Login-Seite der Umfrage auf Ihrem Computer oder in Ihrem Browser.

Beugen Sie Misstrauen vor:

  • Das Video "What is Peakon" ist eine wunderbare Einführung zu Peakon und den Umfragen. Außerdem macht es noch einmal die Bedeutung der Anonymität der Mitarbeiter deutlich. Legen Sie in Ihrem Browser ein Lesezeichen für dieses Video an oder speichern Sie es sich anderweitig ab.
  • Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter in ihrem Tag Zeit für die Beantwortung der Umfrage haben (d. h. beispielsweise einen Raum und Zeitplan dafür zur Verfügung zu stellen).
  • Treten Sie frühzeitig vor der ersten Umfragerunde mit den Gewerkschaften in Kontakt (falls zutreffend), um Verzögerungen zu vermeiden und die wichtigsten Interessenvertreter mit an Bord zu holen.

Beziehen Sie die Leiter vor Ort mit ein:

  • Sie spielen eine Schlüsselrolle in der Verbesserung des Mitarbeiter-Engagements und können sicherstellen, dass die Mitarbeiter genug Zeit zur Bearbeitung der Umfrage haben. Wenn die Umfrageergebnisse aufbereitet sind, teilen sie diese außerdem mit den Mitarbeitern.  

Die Unternehmensführung auf seiner Seite zu haben, ist ebenfalls bedeutend für die Erlaubnis zur Mitarbeiterbefragung sowie für die Unterstützung, die es für einen erfolgreichen Umfragestart braucht, vor allem, wenn Kiosk-Nutzer mit dabei sind.

Umfrageergebnisse mitteilen:

Wenn Sie eine Belegschaft haben, die größtenteils außerhalb des Büros tätig ist, verlangt die Kommunikation der Ergebnisse weitere Überlegungen. Einige Möglichkeiten sind u. a.:

  • informelle Meetings
  • Poster
  • Newsletter

Anonymität:

Es gibt einen klaren Unterschied zwischen der Anonymität gegenüber Peakon (dem System) und der Anonymität des Feedbacks gegenüber dem Unternehmen.

Es ist unerlässlich, den Mitarbeitern verständlich zu machen, dass ihr Feedback anonym bleibt. Das ist ein bedeutender Fakt, um Vertrauen in Peakon zu schaffen und so die Teilnahmequote zu erhöhen. Möglicherweise hinterfragen die Mitarbeiter, ob ihre Antworten und ihr Feedback wirklich anonym sind, da sie sich auf Peakon mittels einer dieser Methoden anmelden: 

  • einmalige Kiosk-Codes
  • Mitarbeiternummer und Vorname
  • wiederverwendbare Kiosk-Codes.

Zu betonen und zu wiederholen, dass die Bewertungen sowie die Kommentare der Mitarbeiter anonymisiert werden, sobald Peakon sie erhält, ist ausschlaggebend. Wir empfehlen Ihnen, die folgenden häufig gestellten Fragen für Mitarbeiter an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Darin finden Sie ein kurzes Einführungsvideo zu Peakon, das die Umfrage sowie das Manager-Dashboard zeigt und nochmals betont, dass die Bewertungen und Kommentare ohne den Namen des Mitarbeiters angezeigt werden.

Das Handout zum Kiosk-Modus 

Sie können eine Vorlage für ein Handout zum Kiosk-Modus hier herunterladen und nachträglich bearbeiten, bevor Sie sie an Ihre Mitarbeiter austeilen. Die Vorlage umfasst drei Seiten und enthält Screenshots der Login-Seiten sowie einige häufig gestellte Fragen. 

  1. Klicken Sie hier.
  2. Sobald die Präsentation geladen hat, klicken Sie oben im Menü auf "Datei".
  3. Wählen Sie "Herunterladen als" und wählen Sie dann Ihre bevorzugten Dateityp.
  4. Auf dem ersten Slide finden Sie Anweisungen, was auf Slide 2-4 bearbeitet werden sollte.

Artikel: Häufig gestellte Fragen für Umfrageteilnehmer

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