Als Admin des Peakon-Kontos in Ihrer Organisation können Sie Zugriffsgruppen einrichten und darüber steuern, welches Feedback Manager auf ihren Peakon-Dashboards sehen können und welche Features für sie zugänglich sind. Letzteres ist entscheidend dafür, was sie mit den Daten alles machen können.

Es gibt drei Komponenten, die sich auf die unterschiedlichen Zugangsberechtigungen auswirken und eingestellt werden können:

Dieser Artikel beschäftigt sich mit der "Einrichtung der Zugriffsgruppen" und "Benachrichtigung der Mitglieder einer Zugriffsgruppe".

Auf Zugriffsgruppen zugreifen

Klicken Sie "Konfiguration" auf Ihrem Peakon-Dashboard und dann auf "Zugangskontrolle".

Standardeinstellungen

Auf die Seite Zugangskontrolle gelangt man über Konfiguration im Dashboard. Diese Option steht allerdings nur Nutzern zur Verfügung, die vollen Zugriff auf das Konto haben. Es gibt bereits voreingestellte Nutzergruppen in Ihrem Peakon-Konto. Hier ist eine Übersicht über die verschiedenen Gruppen und ihre Berechtigungen:

Einer Gruppe Mitglieder hinzufügen und entfernen

Es gibt zwei Wege, Zugriffsgruppen neue Mitglieder hinzuzufügen: 

  • manuell – das heißt, einzeln jedes Gruppenmitglied auszuwählen
  • mittels eines Merkmals – das heißt, dass Sie ein Mitarbeitersegment auswählen, dem automatisch all Manager hinzugefügt werden.

Manuell Mitglieder hinzufügen/entfernen

Diese Option besteht für alle Standardgruppen, außer für die "Manager"-Gruppe.

  1. Wählen Sie eine Zugriffsgruppe aus.
  2. Klicken Sie auf die grüne Fläche "Person hinzufügen", die Sie weiter unten finden. 
  3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus, den Sie hinzufügen möchten und klicken Sie auf "Hinzufügen".

Mitglieder entfernen: Klicken Sie ganz einfach auf die rote Schaltfläche "Entfernen", die Sie ebenfalls weiter untenstehend finden.

Auswahl mittels eines Merkmals

Diese Option eignet sich für größere Gruppen von Mitarbeitern. Die voreingestellte Zugriffsgruppe "Manager" wird beispielsweise so gefüllt. Alle Manager eines gewählten Segments werden so automatisch hinzugefügt.  

Mitglieder aus Zugriffsgruppen entfernen

Manuell zugeordnete Gruppenmitglieder: Es ist möglich, Mitglieder einer Zugriffsgruppe direkt aus der Gruppe zu entfernen, wenn Sie die Gruppe betrachten, indem Sie auf die rote Fläche "Entfernen" neben dem Namen des Gruppenmitglieds klicken.

Per Merkmal zugeordnete Gruppenmitglieder: Sie können keine einzelnen Mitglieder innerhalb der Gruppe selbst entfernen. Stattdessen müssen Sie das Merkmal in den Mitarbeiterdaten des entsprechenden Mitarbeiters entfernen, das zur Filterung der Gruppenmitglieder und Erstellung der Gruppe verwendet wurde. Das wird diesen Mitarbeiter automatisch von der Gruppe ausschließen.

Benutzerdefinierte Zugriffsgruppen erstellen (nur für Business- & Premier-Kunden)

Es gibt zwei weitere Zugriffsgruppen, die Sie wahrscheinlich anlegen möchten, folgen Sie dazu diesen Anweisungen:

HR Business Partners

Obwohl Sie gegebenenfalls nicht möchten, dass Manager Mitarbeiterdaten verwalten, bietet es sich an, Ihren HRBPs diese Möglichkeit zu geben. Klicken Sie auf das Symbol "Gruppe hinzufügen" und wählen Sie dann das entsprechende Merkmal für diese Gruppe aus. Im Beispiel des untenstehenden Screenshots wird dazu das gesamte Team HRBP ausgewählt:

Dadurch werden alle HRBP dieses Segments ausgewählt, die Mitarbeiter betreuen (basierend auf den Reporting-Informationen aus den Mitarbeiterdaten). Im nächsten Schritt können dann der Name dieser Zugriffsgruppe und ihre Berechtigungen bestimmt werden:

In diesem Beispiel wurden die Einstellungen "Mitarbeiter ansehen" und "Mitarbeiter aktualisieren" ausgewählt – so können HRBP die Merkmalsdaten für (ausschließlich) die Mitarbeiter sehen, mit denen sie arbeiten. Sie erhalten außerdem gezielte Erkenntnisse auf Ihrem Dashboard.

C-Level

Eine spezielle Gruppe für Ihren CEO und Ihr gesamtes C-Level-Team anzulegen, ist sinnvoll. Wenn Sie das tun, können Sie über die Funktion "Alle Mitarbeiter" dafür sorgen, dass diese Gruppe das Feedback aller Mitarbeiter sehen kann, statt nur der eigenen Abteilung.

Obwohl eine Übersicht über die Trends im gesamten Unternehmen (gepaart mit der Möglichkeit, in bestimmte Bereiche ganz tief einzutauchen) offensichtlich eine Notwendigkeit für jeden CEO ist, ist es außerdem auch ein wunderbarer Weg, Erkenntnisse im gesamten Unternehmen zu verbreiten. Indem Sie das gesamte C-Level-Team einschließen, bieten Sie der Unternehmensführung die Möglichkeit, verschiedene Unternehmensbereiche miteinander zu vergleichen und Best Practices ausfindig zu machen, die auf andere Bereiche des Unternehmens übertragen werden können.

Benachrichtigungen an Zugriffsgruppen

Sobald die Zugriffsgruppen eingerichtet und die entsprechenden Berechtigungen ausgewählt wurden, können Sie die Mitglieder einer solchen Gruppe darüber informieren, dass sie nun Zugang zu Peakon haben und nach der Anmeldung dort ihr Dashboard sehen können.

  • Neue Mitglieder zur Gruppe "Administratoren" hinzuzufügen, sorgt dafür, dass diese neuen Mitglieder sofort eine E-Mail mit einer Einladung zu ihrem Peakon-Dashboard erhalten. 
  • Im Fall aller anderen Gruppen müssen die Mitglieder explizit darüber benachrichtigt werden, dass sie nun Zugang zum Dashboard haben.

Manuell Gruppenmitglieder benachrichtigen

  1. Wählen Sie die entsprechende Zugriffsgruppe aus.
  2. Klicken Sie auf das Symbol "Benachrichtigen" neben dem Namen des Mitarbeiters in der Liste.

Sammelbenachrichtigung versenden

Sammelbenachrichtigungen sind eine gute Option für größere Gruppen.

  1. Wählen Sie die entsprechende Zugriffsgruppe aus. 
  2. Klicken Sie auf "Sammelbenachrichtigung" oberhalb der Mitarbeiterliste.
  3. Wählen Sie den gewünschten Filter aus dem rechtsseitigen Menü aus (z. B. Anzahl von Antworten, zuletzt benachrichtigt, zuletzt online gesehen). Diese Filter bieten Ihnen die Gelegenheit, nur die Manager zu benachrichtigen, die eine Mindestgröße von Mitarbeitern mit ihrem Segment erreichen und Daten auf ihrem Dashboard vorweisen können, oder eben nur Manager, die noch nie eine Benachrichtigung erhalten haben.
  4. Klicken Sie auf "Nächster Schritt", um das Ergebnis des Filters zu überprüfen, bevor Sie auf "Benachrichtigen" klicken, um die Benachrichtigung zu versenden.

Das regelmäßige E-Mail-Update als Benachrichtigung

Wenn das Update per E-Mail aktiviert wurde, erhalten alle Manager entweder täglich oder am Ende jeder Umfragerunde und nur, wenn es neue Daten zu präsentieren gibt, eine E-Mail. Darin finden Sie einen Link zu ihrem Dashboard, damit sie sich auf der Plattform anmelden und dort ihre Ergebnisse betrachten können.

Mitglieder einer Zugriffsgruppe exportieren

Eine Liste aller Mitglieder einer Zugriffsgruppe kann exportiert werden:

  1. Wählen Sie die Zugriffsgruppe aus 
  2. Klicken Sie oberhalb der Liste auf "Exportieren"
  3. Wählen Sie die gewünschten Filter aus und klicken Sie auf "Exportieren", um die Datei herunterzuladen

Status einer Zugriffsgruppe

Alle Gruppen "Manager" können zeitweilig deaktiviert werden. Mit einem Klick können die Mitglieder dieser Gruppe so ihre Berechtigungen sofort entzogen werden, sogar wenn einzelne Berechtigungen aktiviert sind. 

Der Status der Zugriffsgruppe muss für jede Gruppe einzeln innerhalb der Ansicht der Gruppe eingestellt werden. Oben in der Ansicht wird der aktuelle Status der Gruppe dargestellt, rechtsseitig findet sich die Schaltfläche "Bearbeiten", klicken Sie darauf, um den Status der Gruppe durch die Betätigung des Reglers zu ändern.

Artikel: Die richtigen Zugriffsberechtigungen auswählen

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