Wenn Sie eine große Menge an Mitarbeiterdaten auf einmal hochladen möchten, empfehlen wir den Dateiimport. Das ist eine zeitsparende Variante, die sich insbesondere für die Ersteinrichtung Ihres Peakon-Kontos eignet.

Unterstützte Dateitypen: Microsoft Excel Arbeitsmappen (xlsx) und CSV-Dateien

Wenn Sie Excel zur Aktualisierung der Mitarbeiterdaten verwenden, wird der Import die Dateien auf Grundlage der E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer zuordnen und aktualisieren. Sollten keine Übereinstimmungen gefunden werden, wird der Import eine neue Mitarbeiterdatei auf Peakon anlegen.

Wählen Sie "Konfiguration" im linksseitigen Menü aus und dann "Mitarbeiter", um den Dateiimport zu verwenden.

Es gibt einige Schritte vor dem Hochladen zu beachten. Wenn Sie diese Schritte kennen und vollziehen, vermeiden Sie Fehler im Daten-Upload und sparen Zeit.

Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Merkmale vor dem Hochladen auf Peakon eingerichtet wurden.

Bevor Sie Ihre Datei hochladen, müssen Sie alle Merkmale in Peakon eingerichtet haben – unser Artikel Mitarbeitermerkmale einrichten kann dabei helfen. Zusätzlich zu den vorgegebenen Kontaktfeldern gibt Peakon auch standardmäßige Merkmale vor.

Peakon wird versuchen, die Spalten Ihrer Arbeitsmappe mit Merkmalen auf der Plattform in Einklang zu bringen. Wenn Sie beispielsweise eine Spalte in Ihrer Excel-Datei namens " Standort" haben, müssten Sie auf Peakon sicherstellen, dass es ein Merkmal namens " Standort" gibt.

Vorgegebene Kontaktfelder:

Für die folgenden Felder mit Kontaktinformationen müssen in Peakon keine zusätzlichen Merkmale eingerichtet werden. Allerdings muss in Ihrer Datei eine Spalte für jedes einzelne Pflichtfeld existieren:

Vorname (Pflicht)
Nachname (Pflicht)
E-Mail  (Pflicht, wenn Sie keine Mitarbeiter-ID verwenden)
Telefonnummer
Mitarbeiter-ID (Pflicht, wenn Sie keine E-Mail-Adresse verwenden)
Sprache
Zeitzone

Merkmalsbezeichnungen

Die Bezeichnung der einzelnen Merkmale muss ganz genau der Bezeichnung der Spalte in Ihrer Excel-Arbeitsmappe entsprechen. Wenn Ihre Spalte in Excel "Alter" heißt, muss es auf Peakon ein Merkmal geben, das auch "Alter" heißt. Sie können einem Merkmal auch eine Alias-Bezeichnung geben, dann kann Ihre Excel-Spalte den Namen irgendeines dieser Alias-Bezeichnungen tragen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie solche Bezeichnungen einrichten, lesen Sie den Artikel Mitarbeitermerkmale einrichten.

Sprache und Zeitzone

Die Sprache und Zeitzone kann in den Mitarbeiterdateien eingestellt werden, indem der Datei-Upload verwendet wird. Um die Sprache und die Zeitzone festzulegen, müssen Sie diese Spalten bereits in Ihrer Datei eintragen. In unserem Artikel Sprache und Zeitzone finden Sie Näheres zu den Formatierungsbedingungen.

Unser Tipp: Laden Sie sich eine Excel-Vorlage herunter

Um sicherzugehen, dass die Formatierung richtig ist, können Sie eine Dateivorlage mit den Merkmalen, die Sie bereits auf Peakon eingerichtet haben, herunterladen. Um zur Vorlage zu gelangen, klicken Sie auf "Konfiguration" => "Mitarbeiter" => "Importieren", dort wird die Schaltfläche "Vorlage herunterladen" auftauchen (siehe unten).

Schritt 2: Jedem Mitarbeiter muss eine persönliche Identifikation und ein Manager zugeteilt werden.

Jeder Mitarbeiter braucht einen solche persönliche Identifikation auf Peakon und eine Spalte dafür muss in der Datei mit den Mitarbeiterdaten integriert sein, damit der Upload problemlos funktioniert. Es muss nur einer der beiden möglichen Identifikatoren verwendet werden, es können aber auch beide eingetragen werden:

  • E-Mail
  • Mitarbeiternummer  

Wenn Ihr Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hat, müssen Sie eine Mitarbeiternummer verwenden und dafür eine Spalte in Ihrer Excel-Datei einrichten, die "Mitarbeiternummer" heißt. Die Mitarbeiternummer kann sowohl aus Zahlen als auch aus Buchstaben bestehen. Wenn möglich empfehlen wir, E-Mail und Mitarbeiternummer zu verwenden. Der Grund ist, dass die E-Mail-Adresse sich ändern kann, was bei der Mitarbeiternummer allerdings sehr unwahrscheinlich ist. Somit ist es einfacher, die Mitarbeiterdaten zu verwalten, wenn die Mitarbeiternummer eingetragen ist.

Die bestmögliche Gestaltung der fortlaufenden Verwaltung der Mitarbeiterdaten, wie zum Beispiel das Aktualisieren von E-Mail-Adressen, ist eine wichtige Überlegung. Wenn beide Identifikatoren auf Peakon hinterlegt sind, kann beispielsweise die E-Mail-Adresse mittels des Datei-Uploads aktualisiert werden, da die Mitarbeiternummer die Identifizierung des Mitarbeiters ermöglicht und die neuen Daten einer bestehenden Datei zuordnet. 

Wenn nur die E-Mail-Adresse hinterlegt ist und ein erneuter Datei-Upload mit einer aktualisierten E-Mail-Adresse durchgeführt wird, wird Peakon eine neue Mitarbeiterdatei für jede neue E-Mail-Adresse anlegen (was zu Duplikaten in Ihren Mitarbeiterdateien führt). In diesem Fall müssten Sie zunächst Ihren Mitarbeiterdateien Mitarbeiternummern mittels Datei-Uploads hinzufügen und im folgenden Schritt einen weiteren Daten-Upload mit den neuen E-Mail-Adressen vornehmen. Die Datei für das zweite Hochladen muss eine Spalte mit der Mitarbeiternummer enthalten, da diese zur Zuordnung der Daten genutzt wird. 

Zugeteilte Manager 

Es ist ebenso wichtig, dass jede Mitarbeiterdatei einen zugewiesenen Manager enthält. Dieser Schritt ist sehr wichtig, da Peakon automatisch versucht, die Hierarchie der Organisation abzubilden und Manager-Segmente und Zugriffsgruppen anzulegen.  

Sie brauchen in Ihrer Datei eine Spalte, die zu jeder Mitarbeiterdatei eine der folgenden Informationen hinzufügt: 

  • Der Vor- und Nachname des Managers (in einer Zelle der Excel-Mappe und mit derselben Schreibweise wie in der Mitarbeiterdatei des Managers auf Peakon)
  • Die Mitarbeiter-ID des Managers (wenn die Mitarbeiter-ID als Identifikator verwendet wird)
  • Die E-Mail-Adresse des Managers (wir empfehlen, das in der CSV-Datei zu verwenden)

Wir empfehlen, die E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer des Managers zu verwenden. Sie können auch den Namen verwenden, allerdings erhöht das die Fehlergefahr, da mehrere Mitarbeiter denselben Namen tragen können.

Die Spaltenbezeichnung sollte der Merkmalsbezeichnung auf Peakon entsprechen, üblicherweise ist diese "Manager", wenn sie nicht weiter bearbeitet wurde.

Es könnte der Fall sein, dass manche Mitarbeiter keinen Manager haben, wie zum Beispiel C-Level-Mitarbeiter. In diesen Fällen entfernen Sie diese Spalte aus der Mitarbeiterdatei des entsprechenden Mitarbeiters.

Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen E-Mail-Adressen auf Peakon eingetragen wurden.

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Domains unterhält, zum Beispiel .com, .de, etc., teilen Sie das bitte unserem Support-Team mit, damit wir Ihrem Konto zusätzliche Domains hinzufügen können, bevor Sie die Mitarbeiterdaten hochladen, um Fehler zu vermeiden.

Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Datei die richtige Formatierung hat.

Damit beim Hochladen Ihrer Excel-Datei keine Fehler auftreten, überprüfen Sie folgende Punkte vor dem Upload: 

  • Spaltenbezeichnungen entsprechen den Merkmalsbezeichnungen (es sei denn, Sie verwenden Alias-Bezeichnungen). Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen spielen hierbei eine Rolle. Wenn keine Entsprechung vorliegt, ändern Sie entweder die Bezeichnung Ihrer Spalte oder des Merkmals auf Peakon.
  • Die Spalte mit der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters muss mit "E-Mail" bezeichnet werden.
  • Die Spalte mit den Informationen zum Manager des Mitarbeiters muss die Bezeichnung "Manager" tragen, es sei denn die Bezeichnung des Merkmals wurde zu etwas anderem geändert.
  • Spaltenbezeichnungen müssen aus Buchstaben bestehen, Zahlen werden nicht akzeptiert.
  • Vorname und Nachname müssen in separaten Spalten in Ihrer Excel-Datei eingetragen sein. Dieser Link zeigt Ihnen, wie Sie Text über verschiedene Spalten aufteilen
  • Wenn Sie eine Spalte mit der Telefonnummer haben, muss die Spalte in Excel auf Text eingestellt sein. Bei jeder anderen Einstellung wird der Upload scheitern. Zellen mit Zahlen funktionieren nicht aufgrund Excels Umgang mit dem "+"-Symbol. Da viele Telefonnummern dieses Symbol als Teil der Landesvorwahl enthalten, muss dem mittels der Zellformatierung vorgebeugt werden. Dieser Link zeigt, wie Sie Zahlen als Text formatieren
  • Sonderzeichen werden in E-Mail-Adressen nicht akzeptiert, normale Zeichen sind allerdings in Ordnung, z. B.: “@”, “-”, “.”, etc. 
  • Daten müssen in Excel in Zellen mit dem Typ Datum für Ihre Merkmale wie Geburtstag und Unternehmenseintritt eingetragen werden. Wenn Sie Ihre Daten als Text eingetragen haben, erklärt dieser Link, wie Sie die Zelltypen in  den Typ Datum konvertieren.
  • Daten müssen so formatiert werden tt/mm/jjjj (wenn Sie Excel-Dateien verwenden) und JJJJJ-MM-TT (wenn Sie CSV-Dateien verwenden).
  • Der Excel-Upload funktioniert für Dateien mit bis zu 15.000 Zeilen.
  • Mehrere Arbeitsmappen mit mehreren Tabellen können leider nicht hochgeladen werden. Ihre Excel-Datei kann nur eine Tabelle enthalten. 
  • Passwortgeschützte Excel-Tabellen können nicht verwendet werden. 

Leere Zellen

Leere Zellen in der Excel-Arbeitsmappe werden bestehende Werte in den Mitarbeiterdateien entfernen. Das muss insbesondere im Zusammenhang der fortwährenden Verwaltung der Mitarbeiterdaten beachtet werden. Wenn eine Datei zur Aktualisierung bestehender Daten hochgeladen wird, können leere Zellen zur Löschung bestehender Werte führen.

Wenn in der Excel-Datei eine Spalte vorhanden ist, die einem Merkmal auf Peakon entspricht, werden beim Hochladen Werte für dieses spezifische Merkmal aus den Mitarbeiterdateien entfernt. 

Schritt 5: Import der Excel-Datei

Wenn Sie bereit sind, Ihre Excel-Datei hochzuladen, klicken Sie auf das "Import"-Symbol. 

Setzen Sie ein Häkchen in dem Kästchen "Gültigkeit einstellen", können Sie Veränderungen zurückdatieren. Damit werden bestehende Ergebnisse bei Bedarf anderen Segmenten zugeordnet. Wenn Sie die Option "Gültigkeit einstellen" wählen, können Sie ein Datum auswählen, bevor Sie die Datei hochladen.

Bitte beachten Sie, dass alle Daten in der Datei zurückdatiert werden. Wenn nur bestimmte Merkmale zurückdatiert werden sollen, laden Sie am besten eine Datei hoch, die nur die entsprechenden Inhalte enthält. Vergessen Sie nicht, dass leere Zellen bestehende Werte löschen.

Peakon ignoriert standardmäßig Änderungen oder Löschungen an der E-Mail oder Mitarbeiternummer, da diese nur äußerst selten vorkommen sollten. 

In einigen Fällen könnten solche Änderungen allerdings auftreten:

  • Die alte Mitarbeiternummer war falsch und muss korrigiert werden.
  • Die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters hat sich geändert, entweder aufgrund einer veränderten Domain oder aufgrund einer Änderung des Namens des Mitarbeiters.
  • Die E-Mail oder Mitarbeiternummer wird entfernt. 

In jedem dieser Fälle kann das Kästchen "Überschreiben der Mitarbeiternummer oder E-Mail aktivieren" aktiviert werden, wodurch Sicherheitsüberprüfungen deaktiviert werden. Diese Möglichkeit muss mit großer Vorsicht genutzt werden. Wenn Sie die Mitarbeiternummer ändern müssen, stellen Sie vorher sicher, dass jedem Mitarbeiter zusätzlich noch eine Mitarbeiternummer zugeteilt ist, bevor Sie die Daten aktualisieren und Doppelungen entstehen.

Schritt 6: Warnungen und Fehlermeldungen während oder nach dem Versuch des Hochladens

Sollten Fehler während des Hochladens auftreten, lesen Sie den Artikel Troubleshooting Errors and Warnings when Using the File Import Method. Warnungen können auch nach dem Hochladen angezeigt werden.

Bevor Sie auf "Okay, ich bin fertig" klicken, sollten Sie sich die Fehlermeldungen gut durchlesen oder eine Liste dieser herunterladen.

Article: Troubleshooting Errors and Warnings when Using the File Import Method
Article: Setting up attributes
Article: Setting Employee Timezone and Language using the File Import Method

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