Als Admin des Peakon-Kontos in Ihrer Organisation können Sie Zugriffsgruppen einrichten und so steuern, welches Feedback Manager auf ihren Peakon-Dashboards sehen können und welche Features für sie zugänglich sind. Letzteres bestimmt, was Sie mit den Daten alles machen können.

Es gibt zwei Komponenten, die sich auf die unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen auswirken:

  • Einrichtung der Zugriffsgruppen
  • die richtigen Berechtigungen für die Zugriffsgruppen auswählen

Dieser Artikel beschäftigt sich mit den "richtigen Berechtigungen für die Zugriffsgruppen".

Für Informationen zur Verwaltung von Zugriffsgruppen, lesen Sie bitte den Artikel Zugriffsgruppen verwalten.

Wenn Sie auf Ihre Zugriffsgruppen in Peakon klicken, können Sie die unterschiedlichen Berechtigungen ein- oder ausschalten. Sollte eine Berechtigung von einer anderen abhängen, blendet Peakon diese aus.

Zugriff auf Statistiken

Zugriff auf Statistiken – Bestimmt, welche statistischen Informationen oben im Dashboard angezeigt werden, wie z. B. Engagement-Werte, Werte von Engagement-Faktoren, Teilnahmequote etc.

Zugriff auf den Segmentvergleich – Bestimmt, ob Segmente und Vergleiche auf dem Dashboard angezeigt werden. Wenn dies eingeschaltet ist, können die Nutzer Segmentdaten sehen, indem sie linksseitig auf "Segmente" klicken, um die Heatmap anzusehen. 

Zugriff auf die Liste der befragten Mitarbeiter – Erlaubt Zugriff auf eine Liste aller Mitarbeiter, die im Rahmen eines bestimmten Dashboards befragt wurden. Wenn dieses Feature aktiviert ist, können Nutzer auf das Symbol "befragte Mitarbeiter" oben rechts auf ihrem Dashboard in der Übersicht zur Umfrageteilnahme anklicken. Die daraufhin auftauchende Liste zeigt die Namen aller Mitarbeiter, die ein Umfrage innerhalb des Zeitrahmens erhalten haben, der unter "Zeit für alle Daten" eingestellt wurde (unter "Konfiguration" > "Dateneinstellungen" > "Datenaggregation").

Zugang zu beschränkten Merkmalen – Bestimmt, ob Segmente mit beschränkten Merkmalen im Dashboard im linksseitigen Menü unter Segmente sichtbar sind oder nicht.

Zugang zu Prioritäten und Stärken – Bestimmt, ob Stärken und Prioritäten auf dem Dashboard und auf der Seite "Segmente" angezeigt werden. Prioritäten und Stärken können sowohl Engagement-Faktoren als auch Segmente der Belgschaft sein (hervorgehobene Segmente). 

Zugriff auf die Einstellungen der Prioritäten – Bestimmt, ob Nutzer Segmente oder Engagement-Faktoren als Priorität markieren können bzw. eine solche Markierung entfernen können. Wenn diese Zugriffsberechtigung erteilt wurde, findet sich die Möglichkeit oben rechts im Dashboard, nachdem Sie auf ein Segment oder einen Engagement-Faktor geklickt haben.  

Gemeinsames Dashboard – Das gemeinsame Dashboard ist eine abgespeckte Version des Peakon-Dashboards, das zum Teilen mit anderen Mitarbeitern gedacht ist. Wenn dieses Feature aktiviert ist, taucht oben rechts die grüne Schaltfläche "Teilen" auf. Als Admin können Sie außerdem eine Übersicht aller geteilten Dashboards ansehen, indem Sie links auf "Konfiguration" klicken und dann auf "Teilen".

Kündigungsprognose – (nur für Premier-Kunden) Möglichkeit, statistische Prognosen des Kündigungsrisikos der Mitarbeiter bestimmter Segmente einzusehen. Dieses Feature eignet sich ideal, um es in der Heatmap anzuwenden, da es die Segmentanalyse vereinfacht und so Segmente mit höherem Kündigungsrisiko leicht zu identifizieren macht, damit schnell etwas gegen das Kündigungsrisiko getan werden kann.

Mitarbeiter

Mitarbeiter ansehen – Beschreibt die Möglichkeit, die Mitarbeiterdaten einzusehen. Diese Berechtigung bildet die Grundlage für alle anderen Berechtigungen aus der Berechtigungsgruppe "Mitarbeiter" und muss eingeschaltet sein, wenn Sie andere Berechtigungen dieser Gruppe aktivieren möchten. Wenn diese Berechtigung eingeschaltet ist, sieht der Nutzer im linksseitigen Menü den Punkt "Mitarbeiter" ("Konfiguration" > "Mitarbeiter"). In der standardmäßigen Zugriffsgruppe "Manager" haben Manager die Berechtigung, die Daten der Mitarbeiter einzusehen, die an sie Bericht erstatten. Diese Zugriffsgruppe kann auch so eingestellt werden, dass die Daten aller Mitarbeiter eingesehen werden können. Außerdem können Nutzer (wenn diese Berechtigung erteilt ist), die nachträglich zu diesem Segment hinzugefügt wurden, die Mitarbeiterdaten dieses bestimmten Segments einsehen.

Beschränkte Merkmale ansehen – Bestimmt, ob der Nutzer beschränkte Merkmale in den Mitarbeiterdaten sehen kann. Die Berechtigung "Mitarbeiter ansehen" muss erteilt sein.

Mitarbeiter aktualisieren – Bestimmt, ob ein Nutzer Mitarbeiterdaten, die er ansehen darf, auch bearbeiten und aktualisieren darf. Mitarbeiterdaten können einzeln auf individueller Ebene oder für ganze Gruppen auf einmal mit Hilfe der Filter auf der Mitarbeiterseite oder über den CSV-Daten-Upload bearbeitet werden. 

Mitarbeiterdaten verwalten – Bestimmt, ob ein Nutzer Mitarbeiterdaten hinzufügen kann, die zu einem Segment gehören, auf das er Zugriffsberechtigung hat. Zum Beispiel kann ein Manager/Nutzer keine Mitarbeiter hinzufügen, die nicht an ihn Bericht erstatten, wenn sein Kontext auf "Mein Team" eingestellt ist. Wenn derselbe Manager/Nutzer einem Segment hinzugefügt wurde, das "XXX" heißt und es dem Kontext des Nutzers (ganz oben im linksseitigen Menü) entspricht, kann er einen neuen Mitarbeiter hinzufügen, auch wenn dieser an einen anderen Manager Bericht erstattet, aber "XXX" als Wert im selben Segment hat, wie das, dem der Manager/Nutzer hinzugefügt wurde. Mit dieser Berechtigung können Nutzer Mitarbeiterdaten löschen

Zugriff des Managements auf Segmente Erlaubt es Nutzern, Zugriff auf Segmente zu erteilen. Diese Berechtigung bietet sich für Mitarbeiter der HR-Abteilung an, die Mitarbeiterdaten hinzufügen und Managern Zugang zu bestimmten Segmenten über ihre Team-Dashboards hinaus erteilen müssen. Wenn diese Berechtigung erteilt ist, kann der Nutzer Mitarbeiterdaten einsehen und auf die Liste der Segmente, zu denen ein Manager Zugang hat, zugreifen. Der Nutzer kann Zugang zu zusätzlichen Segmenten erteilen, solange diese der aktuellen Berechtigung des Nutzers entsprechen.  

Mitarbeiter-Codes – Möglichkeit, Mitarbeiter-Codes für den Kiosk-Modus anzusehen oder direkt herunterzuladen. Diese Berechtigung eignet sich für lokale Admins, die für die Verwaltung der Mitarbeiterdaten auf Peakon zuständig sind und Kiosk-Codes für die Mitarbeiter herunterladen müssen.

Aktionen

Zugang zu Aktionen – Bestimmt, ob ein Nutzer Aktionen sehen kann, die auf irgendeinem Dashboard erstellt wurden, zu dem er Zugang hat. Wenn dieses Feature aktiviert ist, wird dem Nutzer im linksseitigen Menü der Punkt Aktionsplan angezeigt. Der Nutzer kann allerdings keine Aktionen hinzufügen, sondern nur Aktionen sehen, die seinem Dashboard oder irgendeinem Dashboard, zu dem er Zugang hat, hinzugefügt wurden.  

Aktionen verwalten – Bestimmt, ob ein Nutzer Aktionen auf jedem Dashboard, zu dem er Zugang hat, entwerfen, bearbeiten und löschen kann. Diese Berechtigung ist abhängig von der Berechtigung "Zugang zu Aktionen" und kann nicht ohne sie aktiviert werden. Nutzer werden in der Lage sein, auch Managern, die Ihnen nicht Bericht erstatten, Aktionen zuzuweisen und ihre Aktionen einzusehen.

Kommentare

Zugriff auf Kommentare zu den Engagement-Faktoren – Möglichkeit, Mitarbeiterkommentare zu den Engagement-Faktoren und -Teilfaktoren zu lesen. Wenn dieses Feature eingeschaltet ist, wird dem Nutzer links im Menü der Punkt Kommentare angezeigt, aus denen er Kommentare zu den Engagement-Faktoren herausfiltern kann. Falls vorhanden, werden an dieser Stelle auch hervorgehobene Kommentare angezeigt. Wenn ausreichend Kommentare gesammelt und in Themen gebündelt werden konnten, werden diese auch hier angezeigt. Der Nutzer kann auch Kommentare exportieren, indem er auf die Schaltfläche "Nach Excel exportieren" am oberen Bildrand klickt. 

1-Klick-Feedback zu Kommentaren zu Engagement-Faktoren – Möglichkeit, auf Kommentare mit Hilfe von 1-Klick-Feedback zu reagieren, was eine Benachrichtigungsmail an den Autor des Kommentars versendet. Wenn dieses Feature aktiviert ist, taucht bei jedem Kommentar die Option zur Reaktion per 1-Klick-Feedback auf. Außerdem wird angezeigt, wie viele andere Nutzer, denen der Kommentar ebenfalls angezeigt wird, bereits per 1-Klick-Feedback auf den Kommentar reagiert haben. Die Berechtigung "Zugang zu Kommentaren zu den Engagement-Faktoren" muss eingeschaltet sein. Bitte beachten Sie: Kiosk-Nutzer erhalten keine Benachrichtigungsmail zu erhaltenem 1-Klick-Feedback.

Zugriff auf Kommentare zu den Unternehmenswerten – Wenn das Feature "Werte" verwendet wird, ermöglicht diese Berechtigung es, die Kommentare zu den Werten zu lesen. Dem Nutzer wird dazu links im Menü der Punkt "Kommentare" angezeigt, wo er dann die Kommentare filtern kann, um nur Kommentare zu den Unternehmenswerten zu lesen. Wenn genug Kommentare gesammelt wurden, werden die beliebtesten Themen ebenfalls hier angezeigt. Der Nutzer kann die Kommentare außerdem exportieren, indem er rechts oben am Bildrand auf die Schaltfläche "Nach Excel exportieren" klickt. 

1-Klick-Feedback zu Kommentaren zu den Unternehmenswerten – Möglichkeit, per 1-Klick-Feedback auf Kommentare zu den Unternehmenswerten zu reagieren, worüber der Autor des Kommentars per E-Mail benachrichtigt wird. Wenn dieses Feature aktiviert ist, wird dem Nutzer neben jedem Kommentar die Option für 1-Klick-Feedback angezeigt. Außerdem kann der Nutzer sehen, wie oft auf diesen Kommentar schon per 1-Klick-Feedback durch andere Nutzer, die ihn auch sehen können, reagiert wurde. Die Berechtigung "Zugang zu Wertekommentaren" muss dafür erteilt worden sein. Bitte beachten Sie: Kiosk-Nutzer erhalten keine Benachrichtigungsmail zu erhaltenem 1-Klick-Feedback.

Zugriff auf Kommentare zu offenen Fragen
– Möglichkeit, Kommentare zu offenen Fragen zu lesen. Wenn diese Berechtigung aktiviert ist, wird dem Nutzer links im Menü die Option Kommentare angezeigt, die nach offenen Fragen gefiltert werden können. Wenn ausreichend Kommentare gesammelt wurden, werden auch Themen angezeigt. Der Nutzer kann die Kommentare außerdem über die entsprechende Schaltfläche am rechten, oberen Bildrand exportieren.

Auf Kommentare zu offenen Fragen mit 1-Klick-Feedback reagieren – Möglichkeit, 1-Klick-Feedback auf Kommentare zu offenen Fragen anzuwenden, worüber der Autor des Kommentars per E-Mail benachrichtigt wird. Wenn dieses Feature aktiviert ist, wird dem Nutzer neben jedem Kommentar die Option für 1-Klick-Feedback angezeigt. Außerdem kann der Nutzer sehen, wie oft auf diesen Kommentar schon per 1-Klick-Feedback durch andere Nutzer, die ihn auch sehen können, reagiert wurde. Der "Zugriff auf Kommentare zu offenen Fragen" muss eingeschaltet sein. Bitte beachten Sie: Kiosk-Nutzer erhalten keine Benachrichtigungsmail zu erhaltenem 1-Klick-Feedback.

Zugang zu Konversationen – Das Konversationen-Feature ermöglicht es, den Mitarbeitern auf Grundlage ihrer abgegebenen Kommentare weitere Fragen zu einem Thema zu stellen und alle bereits existenten Konversationen zu einem Kommentar zu sehen. Wenn dieses Feature eingeschaltet ist, wird dem Nutzer neben jedem Kommentar ein entsprechendes Symbol angezeigt. Der Nutzer kann dann Konversationen zu eine Kommentar beginnen, wodurch dem Autor des Kommentars eine Benachrichtigungsmail geschickt wird. Es kann einem Kommentar auch eine private Notiz mitsamt @mention für andere Nutzer, die Zugang zu diesem Kommentar haben, hinzugefügt werden. Bitte beachten Sie: Kiosk-Nutzer erhalten keine Benachrichtigungsmail zu einer begonnenen Konversation. Es gibt einige Überlegungen bezüglich der Anonymität zu beachten, bevor dieses Feature aktiviert wird (siehe unten unter Anonymität).

Sensible Kommentare lesen – Möglichkeit, sensible Kommentare zu lesen. Kommentare, die ein Schlagwort aus einer Liste von solchen vordefinierten Begriffen enthalten, werden als sensibler Kommentar angezeigt. Bitte beachten Sie: wenn dieses Feature ausgeschaltet ist, hat der Manager trotzdem Zugang zu dem Kommentar, nur dass er nicht als sensibler Kommentar markiert wird.

Sensible Kommentare kennzeichnen – Möglichkeit, sensible Kommentare zu markieren bzw. Markierungen zu entfernen. Es bietet sich an, diese Berechtigung zusammen mit der Berechtigung "sensible Kommentare lesen" zu erteilen, da sie Managern die Möglichkeit bietet, Kommentare, die fälschlicherweise als sensibel markiert wurden, zu korrigieren. 

Manager zu Kommentar anzeigen – Möglichkeit, eine Liste aller Manager zu sehen, die mit einem Kommentar im Zusammenhang stehen. Der Kommentar wird durch ein kleines Symbol von zwei Köpfen gekennzeichnet, das, wenn man mit der Maus über das Symbol fährt, die Namen der Manager anzeigt, die ebenfalls Zugang zu dem Kommentar haben. Es gibt einige Überlegungen bezüglich der Anonymität zu beachten, bevor dieses Feature aktiviert wird (siehe unten unter Anonymität). 

Kommentare nach Segment anzeigen – Möglichkeit, Kommentare nach bestimmten Segmenten zu filtern. Wenn dieses Feature aktiviert ist, können Manager Kommentare nach Segmenten aufgeteilt zu sehen. Wenn sie beispielsweise auf ein Segment auf dem Dashboard klicken, tauchen automatisch alle Kommentare dieses Segments auf.

Administrator

Alle Mitglieder der Gruppe "Administratoren" haben automatisch alle Admin-Zugriffsberechtigungen. Für alle anderen Zugriffsgruppen gibt es drei Berechtigungen, die ihnen folgendes erlauben:

Umfragepläne verwalten – Möglichkeit, Umfragepläne zu entwerfen oder zu bearbeiten. Wenn dieses Feature aktiviert ist, sehen die Nutzer links im Menü den Punkt "Umfragepläne" ("Konfiguration" > "Umfragepläne"), über den sie Umfragepläne entwerfen, bearbeiten und versenden können. Nutzer können dieses Feature nur für Mitarbeiter anwenden, deren Manager sie sind. Das ist üblich für lokale Admins, die ein Segment von Mitarbeitern managen, wie ein Land, eine Marke oder eine Abteilung. 

Fragen verwalten – Möglichkeit, benutzerdefinierte Fragen zu entwerfen. Wenn dieses Feature eingeschaltet ist, steht dem Nutzer unter "Konfiguration" die Option "Fragen" zur Verfügung. Fragen des Peakon-Fragenkatalogs können nicht bearbeitet werden, aber neue hinzugefügt werden. Die Zielgruppe der Frage wird durch den Kontext des Nutzers (Einstellung links im Dashboard beim Namen des Nutzers) bestimmt. Wenn der Kontext beispielsweise "Mein Team" ist, dann wird die neu hinzugefügte Frage nur dem Team des Nutzers gestellt.

Kommentare löschen – Möglichkeit, Kommentare zu entfernen. Wenn dieses Feature aktiviert ist, sehen die Nutzer ein Drop-down-Menü zu jedem Kommentar, das die Option beinhaltet, einen Kommentar zu entfernen.  

Benachrichtigungen

Benachrichtigung zu bevorstehender Umfragerunde erhalten – Erhalten Sie eine Benachrichtigung über bevorstehende Umfragerunden mitsamt der Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter und dem genauen Datum des Beginns der Runde. Wenn dieses Feature aktiviert ist, erhalten Sie Erinnerungen zu allen Befragungen von Mitarbeitern, die Ihnen unterstellt sind. 

Benachrichtigung über niedrige Teilnahmequote – Erhalten Sie eine Warn-E-Mail bei niedriger Teilnahmequote, während die Umfragerunde noch läuft. Wenn ein Manager einem Segment hinzugefügt wurde, wird er auch die Mails zur niedrigen Teilnahmequote für dieses Segment erhalten. Der Manager hat möglicherweise eine Teilnahmequote von 100 % bei den Umfragen seiner direkt unterstellten Mitarbeiter und erhält dennoch die E-Mail zur geringen Teilnahmequote für ein Segment, dem er hinzugefügt wurde. 

Benachrichtigungen zu sensiblen Kommentaren erhalten – Ist nur für Zugriffsgruppen mit Zugang zu "Alle Mitarbeiter" verfügbar. Wenn dieses Feature aktiviert ist, erhält der Nutzer eine Benachrichtigung, wenn ein sensibler Kommentar entdeckt wird. Die Benachrichtigung erfolgt entweder sofort auf der Plattform (Benachrichtigungssymbol), wenn Sie auf Peakon gerade angemeldet sind, oder im Rahmen des täglichen E-Mail-Updates, das Manager während oder zum Ende einer Umfragerunde hin erhalten. Die Einstellung dazu, wie die Benachrichtigung erfolgen soll, kann auf der Seite zu den sensiblen Kommentaren vorgenommen werden (Konfiguration > Dateneinstellungen > sensible Kommentare).

Verbessern

Zugang zu Mikro-Kursen – (nur für Premier-Kunden) Diese Berechtigung erlaubt es Mitarbeitern, an kurzen, interaktiven Mikro-Kursen teilzunehmen, die sie unter dem Reiter "Verbessern" links im Dashboard finden. Bestimmte Mikro-Kurse werden auf Grundlage der Engagement-Faktoren empfohlen, die als Prioritäten identifiziert wurden. 

Überlegungen in Bezug auf die Anonymität

In Bezug auf die Berechtigungen “Zugang zu Konversationen” und “Manager zu Kommentar anzeigen” kann es mitunter vorkommen, dass es mehrere Manager Zugang zu denselben Kommentaren haben. In solchen Fällen kann de Identität des Mitarbeiters, der den Kommentar hinterlassen hat, möglicherweise hergeleitet werden. Das trifft insbesondere in Organisationen zu, die eine Matrix-Struktur im Reporting verfolgen. 

Das trifft beispielsweise zu, wenn ein Manager einem Segment hinzugefügt wurde, das für ein Team steht, und innerhalb dieses Teams jeder Mitarbeiter an seinen eigenen Vorgesetzten berichtet. Wenn in einem solchen Fall der Manager sehen kann, welche anderen Manager den Kommentar sehen können, könnte er Rückschlüsse auf die Identität des Autors ziehen.

Artikel: Setting up access control group
Artikel: Segmentation and Heatmaps: deep-dive analysis of the feedback
Artikel: Restricting attributes
Artikel: Key drivers of engagement: Priorities and Strengths
Artikel: Review your highlighted segments
Artikel: Sharing your Dashboard's results
Artikel: Adding and Updating Employee Records via CSV file
Artikel: Creating your own Action plan
Artikel: Viewing and assigning actions to managers
Artikel: Viewing and exporting Comments
Artikel: Reviewing your comments topics
Artikel: Using Acknowledgements in Comments
Artikel: Using highlighted comments
Artikel: Setting up values: The essence of your organisation
Artikel: Using conversations with comments
Artikel: Adding custom questions
Artikel: Enabling and using the sensitive comments feature
Artikel: Automated Survey Reminders, Employee Reactivation Emails, and Low Participation Emails

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