In größeren Organisationen ist es häufig sinnvoll, dass lokale Admins statt globaler Admins die Mitarbeiterdaten verwalten.

Nur globale Admins haben Zugang zur Seite mit der Zugangskontrolle im Tool. Deshalb müssen sie einmal die Zugriffsgruppen anlegen. 

1. Die standardmäßige Zugriffsgruppe "Manager" verwenden

In den meisten Organisationen wird die voreingestellte Zugriffsgruppe "Manager" verwendet, damit alle Manager die gleichen Dashboard-Berechtigungen haben.

In diesen Fällen muss der globale Admin nur eine Zugriffsgruppe für lokale Admins einrichten und die entsprechenden lokalen Admins/HRBPs der Zugriffsgruppe hinzufügen. 

Sie sind üblicherweise für Mitarbeiter verantwortlich und diese können ihnen folgendermaßen zugeordnet werden:

  • indem sie als Manager für ein Segment hinzugefügt werden oder
  • indem ein weiteres Merkmal des Typs "Mitarbeiter" eingerichtet wird und die Mitarbeiterdaten aktualisiert werden, so dass jeder Mitarbeiter an einen Manager und einen lokalen Admin/HRBP berichtet.

Wenn neue Zugriffsgruppen eingerichtet werden, kann der globale Admin im selben Zug die Gruppe auf "Verwaltete  Mitarbeiter" setzen, wie der folgende Screenshot zeigt.

Das bedeutet, dass lokale Admins nur Zugang zu den Mitarbeitern eines bestimmten Segments, dem sie als Manager hinzugefügt wurden, oder zu den Mitarbeitern, die über die Einstellung des Merkmals des Typs "Mitarbeiter" an sie Bericht erstatten, haben.

Verwenden Sie "Manuell verwalten" und wählen Sie die lokalen Admins aus der Liste aus, um sie der Gruppe hinzuzufügen. 

Die Zugriffsberechtigungen dieser Gruppe enthalten üblicherweise "Mitarbeiter ansehen", "Mitarbeiter aktualisieren" und "Mitarbeiter verwalten" und weitere.

Eine nützliche Berechtigung, die auch in Betracht gezogen werden kann, ist "Zugriff auf Managementinformationen zu Segmenten", Diese Berechtigung erlaubt es den Mitgliedern der Gruppe, zu Segmenten Managementzugang zu gewähren (solange der Nutzer die Berechtigung hat, das gesamte Segment sehen zu können).

2. Benutzerdefinierte Zugriffsgruppen "Manager" einrichten

In einigen Fällen ist es gegebenenfalls sinnvoll, die standardmäßige Zugriffsgruppe "Manager" zu deaktivieren und stattdessen eine benutzerdefinierte Gruppe für Ihre Manager anzulegen. So können jeder Gruppe andere Berechtigungen erteilt werden. Der lokale Admin bestimmt über die Mitarbeiterdaten, welche Manager dieser Gruppe direkt zugeordnet werden. 

Da lokale Admins keinen Zugang zur Seite der Zugriffskontrolle haben, kann die Option "Nach Merkmal wählen" verwendet werden, um diese Managergruppen mit Mitgliedern zu füllen. Lokale Admins haben allerdings Zugang zu den Mitarbeiterdaten, was bedeutet, dass sie Werte für Merkmale in Peakon in den Mitarbeiterdaten aktualisieren können und so automatisch die entsprechende Zugriffsgruppe aktualisieren.

Für diesen Zweck kann es nützlich sein, ein zusätzliches Merkmal des Typs "Option" mit verschiedenen Segmenten hinzuzufügen. Über die Segmente kann der lokale Admin bestimmen, welcher Zugriffsgruppe der Manager zugeordnet wird (mit Hilfe der Mitarbeiterdaten).   

Das Merkmal selbst kann so eingestellt werden, dass es nicht auf dem Dashboard in den Segmenten auftaucht. Dazu muss in den erweiterten Einstellungen "Dashboard-Zugriff" ausgeschaltet werden (über die Merkmalsseite). 

Legen Sie beispielsweise ein Merkmal namens "Manager Dashboard-Zugriff" an und fügen Sie dann einige Segmente hinzu, die die verschiedenen Berechtigungen der unterschiedlichen Managergruppen repräsentieren – Zugang zu Kommentaren, Zugang zu Konversationen, Zugang zu 1-Klick-Feedback, etc.  

Die Einrichtung muss von einem globalen Admin mit Zugang zur Seite der Zugangskontrolle und der Merkmalsseite durchgeführt werden:

  1. Definieren Sie die unterschiedlichen Berechtigungen der Managergruppen.
  2. Legen Sie das Merkmal des Typs "Option" an und fügen Sie für jede Berechtigungsebene, die Sie in Schritt 1 definiert haben, ein Segment hinzu.
  3. Legen Sie eine Zugriffsgruppe für jede Berechtigungsebene an, wie in Schritt 1 und 2 beschrieben. Wählen Sie "Verwaltete Mitarbeiter" und "Nach Merkmal wählen" aus, um dann die Segmente aus Schritt 2 zu nutzen und die Gruppe mit Mitgliedern zu bestücken (Sie können die Mitarbeiterdaten später aktualisieren, wenn alles eingestellt ist).
  4. Richten Sie Ihre Zugriffsgruppe "Lokale Admins" ein und wählen Sie "Verwaltete Mitarbeiter" und "Manuell wählen" aus. Vergessen Sie nicht, dass diese lokalen Admins entweder als Manager der Gruppe hinzugefügt werden müssen oder Sie ein Merkmal "Mitarbeiter" einrichten und die Mitarbeiterdaten aktualisieren müssen, damit jeder Mitarbeiter sowohl an einen Manager als auch einen lokalen Admin/HRBP  Bericht erstattet.
  5. Stellen Sie sicher, dass folgende Berechtigungen eingeschaltet sind: "Mitarbeiter ansehen", "Mitarbeiter aktualisieren" und "Zugang zu Managementinformationen zu Segmenten", damit lokale Admins Manager bei Bedarf zu Segmenten hinzufügen können. 
  6. Wenn die Gruppen einmal eingerichtet sind, muss den lokalen Admins erklärt werden, welche Berechtigungen für welche Zugriffsgruppe gelten, damit sie die Mitarbeiterdaten entsprechend aktualisieren können.

Lokale Admins:

  1. Haben Zugang zu den Mitarbeiterdaten, die sie auf Peakon verwalten.
  2. Können bestimmen, zu welchen Zugriffsgruppen Manager Zugriff haben, indem sie ein Segment des neu angelegten Merkmals auswählen, um die entsprechenden Zugriffsgruppen automatisch zu befüllen. 
  3. Wenn der Zugriff eines Managers zurückgezogen wird, kann der lokale Admin dafür ganz einfach den Wert aus den Mitarbeiterdaten des Managers löschen.
  4. Wenn ein Manager ohne direktes Reporting Zugang zu einem Segment braucht, kann der lokale Admin die Mitarbeiterdaten aufrufen und den Manager dem Segment hinzufügen

Hinweis: lokale Admins haben keinen Zugang zur Seite "Zugangskontrolle" und können daher Manager nicht über ihre neuen Zugriffsberechtigungen auf Peakon informieren. Aus diesem Grund muss der globale Admin hierfür eine Sammelbenachrichtigung versenden oder sich auf die regelmäßigen E-Mail-Updates als Benachrichtigung verlassen.

Artikel: Manager zu Segmenten hinzufügen
Artikel: Merkmale und Segmente einrichten
Artikel: Zugriffsgruppen verwalten
Artikel: Die richtigen Zugriffsberechtigungen wählen

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