Dieser Artikel stellt eine Übersicht der einzelnen Schritte dar und bietet Verweise auf detailliertere Anleitungen der einzelnen Teilschritte.

1. Merkmale und Segmente einrichten

Als erstes müssen Sie Ihre Merkmale und Segmente einstellen, damit Sie später die Daten aus den Mitarbeiterbefragungen in kleinere Gruppen einteilen können. Sie könne sich Merkmale als Kategorien vorstellen und Segmente als Optionen innerhalb dieser Kategorien. Peakon wird bestimmte Segmente als Stärken und Prioritäten hervorheben, je nach dem, ob sie besonders gute Ergebnisse aufweisen oder ihnen unbedingt Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. 

Bitte beachten Sie, dass beim Upload der Mitarbeiterdaten per Excel oder über eine automatische Integration mit Ihrem HRIS die Segmente automatisch erstellt werden, wenn eine Übereinstimmung mit einem Merkmal gefunden wird.

2. Mitarbeiter hinzufügen 

Wenn Sie die Merkmale und Segmente erstellt haben, wird es Zeit, Ihre Mitarbeiter dem System hinzuzufügen. Die Merkmale, die sie eingerichtet haben, werden als Optionen in den Profilen Ihrer Mitarbeiter angezeigt. Wenn Sie nur einige wenige Mitarbeiter hinzufügen, bietet es sich an, sie manuell hinzufügen. Wenn Sie eine  größere Gruppe von Mitarbeitern hinzufügen, empfehlen wir den Datenimport per Excel.  

Peakon sortiert die Mitarbeiter automatisch in die Segmente, die Sie festgelegt haben, und bildet außerdem die Hierarchiestrukturen zwischen Managern und Mitarbeitern ab.

3. Zugangskontrolle

Wenn Ihre Mitarbeiter dem System hinzugefügt wurden, ist der nächste Schritt, Ihren Managern und der Unternehmensführung die entsprechenden Berechtigungen innerhalb der Plattform zuzuteilen. Sie können voreingestellte Zugangsgruppen (siehe obige Abbildung) verwenden oder eigene anlegen. Darüber können Sie einstellen, welche Funktionen Managern und anderen Gruppen zugänglich gemacht werden und was sie auf ihren Peakon-Dashboards sehen können.

Es gibt zwei Arten von Zugangsgruppen:

1. Die unten abgebildete Gruppe bietet Zugang zu allen Mitarbeitern im Unternehmen. Sobald ein Mitarbeiter dieser Gruppe hinzugefügt wird, erhält er oder sie Zugang zu allen Mitarbeitern, unabhängig davon, ob es sich um einen Manager handelt oder nicht. Was sie genau in der Plattform tun können, kann mit Hilfe der Zugangsberechtigungen eingestellt werden. 

2. Die unten dargestellte Zugangsgruppe bietet ausschließlich Zugang zu den Mitarbeitern mit direktem Reporting. Um zu einer solchen Gruppe hinzugefügt zu werden, muss der Nutzer sich dadurch "qualifizieren", dass er oder sie als Manager Mitarbeiter oder ein Segment anleitet. Die Berechtigungen der Gruppenmitglieder werden wieder jede Gruppe einzeln eingestellt werden.

Wir empfehlen, Managern erst nach dem Start der ersten Umfragerunde ihre Peakon Login-E-Mail zukommen zu lassen (dies kann automatisch eingestellt werden, aber später mehr dazu).

4. Überprüfung der Fragen

Nun haben Sie alle Mitarbeiter auf Peakon eingerichtet und können sich langsam der Einrichtung Ihrer ersten Umfrage widmen. Bevor die erste Umfragerunde beginnt, ist es ratsam,die Fragen zu überprüfen. Die grün markierten Fragen werden in der Umfrage in den verschiedenen Runden gestellt.

Sie sollten auch die offenen Fragen überprüfen, um bestehende Frage zu deaktivieren oder eigene hinzuzufügen. In Bezug auf offene Fragen muss außerdem die Häufigkeit der Fragen individuell eingestellt werden.

5. Ihre Umfrage planen 

Setzen wir uns mit den Einstellungen der Umfrage auseinander, dazu zählen unter anderem die Umfragehäufigkeit, Inhalt der Umfrage-E-Mail, Manager E-Mail-Updates.

Die Wahl der Umfragehäufigkeit liegt ganz bei Ihnen, dennoch haben wir einige voreingestellte Häufigkeitseinstellungen, die wir empfehlen. Sie können auch entscheiden, wie verschiedene Arten von Fragen in der Fragenrotation behandelt  werden. 

Wenn Sie die gewünschten Einstellungen der Häufigkeit vorgenommen haben, sollten Sie sich den Einstellungen der E-Mails und Umfrage zuwenden. Dort können Sie die verschiedenen E-Mails, die Peakon Ihren Mitarbeitern zusendet, in der Vorschau betrachten. 

Dies ist außerdem eine gute Gelegenheit, sich mit den unterschiedlichen Arten der Kommunikation, die Führungskräfte und Mitarbeiter im Rahmen ihrer Nutzung von Peakon sehen werden, vertraut zu machen.

Hinweis: Wir empfehlen, all das vor der ersten Umfragerunde zu machen, da Änderungen, die während einer laufenden Umfragerunde getätigt werden, sofort wirksam sind und auf die Mitarbeiter verwirrend wirken können.

6. Testumfrage

Im nächsten Schritt muss der reibungslose Ablauf der Umfrage überprüft werden. 

Schritt 1: E-Mails von Peakon zulassen

Folgen Sie den Anweisungen in diesem Artikel, um die erfolgreiche Zustellung von Peakons E-Mails sicherzustellen. In einem separaten Artikel aus unserem Help Center finden Sie Hinweise dazu, wie Sie sicherstellen können, dass das Peakon-Produkt in Ihrem Netzwerk funktioniert (beides Themen, denen sich die IT-Abteilung üblicherweise annimmt). 

Schritt 2: Testumfrage senden

Legen wir eine Testumfrage an! Wir empfehlen, eine Testumfrage zu senden, um den reibungslosen Ablauf der Umfrage zum Beginn der ersten Umfragerunde zu gewährleisten.

Sie sollten mindestens einer Handvoll Mitarbeiter eine Testumfrage senden. Nur so können mögliche Probleme bei der Zustellung entdeckt werden. Sie können Testumfragen jederzeit an so viele Mitarbeiter versenden, wie Sie wünschen. 

7. Dateneinstellungen 

Unter Dateneinstellungen in der Admin-Ansicht können verschiedene Aspekte eingestellt werden: 

  • Datenaggregation 
  • Daten-/Kommentaranonymität
  • Benchmarking 
  • Sensible Kommentare

Da Peakon ein Tool zur kontinuierlichen Messung ist, werden Umfragedaten mit der Zeit aggregiert, damit die relevantesten und neuesten Daten abgebildet werden. Dabei kann in den Einstellungen zur Datenaggregation eingestellt werden, wie lange historische Daten in den aktuellen Wert mit einberechnet werden.  

Über die Anonymitätseinstellungen können Sie die Mindestanzahl von Mitarbeitern festlegen, die an der Umfrage in einem bestimmten Zeitraum teilgenommen haben müssen, damit aggregierte Daten angezeigt werden. Auf diese Weise wird die Anonymität der Mitarbeiter sichergestellt. Als Administrator können Sie diese Anonymitätsschwellen je nach Größe und Bedürfnissen der Organisation einstellen. 

Um Ihre Umfragedaten in Kontext einzubetten, bietet Peakon Vergleichswerte mittels der automatisierten Peakon-Benchmark oder branchenspezifischen Benchmarks. Um sicherzustellen, dass Feedback, das dringend ein Einschreiten verlangt, schnell zum Vorschein kommt, steht Ihnen die Funktion Sensible Kommentare zur Verfügung.

8. Kommunikation

Bevor Sie Ihre erste Peakon-Umfrage starten, müssen Sie dies an das Unternehmen kommunizieren. Um die richtige Erwartungshaltung bei Ihren Führungskräften und Mitarbeitern aufzubauen, sollten Sie ihnen erklären:

  • wie Anonymität gewahrt wird,
  • wozu Manager auf ihren Dashboards Zugriff haben,
  • wie oft mit Umfrage-E-Mails zu rechnen ist,
  • welche anderen Mails zu erwarten sind (1-Klick-Feedback, Konversationen).

Expertentipp: Unserer Erfahrung nach hat die Präsentation der Umfrage gegenüber den Mitarbeitern großen Einfluss auf die Teilnahmequoten. Sie können sich beispielsweise einen kreativen Namen für die Umfrage einfallen lassen, Flyer verschicken, um zu informieren, oder gar ein Video zum Thema machen. Sie können dazu gerne auch Peakons Online-Materialien nutzen und Sie nach Bedarf anpassen!

9. Start der ersten Umfragerunde

Jetzt sind Sie bereit, Ihre erste Umfragerunde zu starten. Nun ist es Zeit, sich zurückzulehnen und dabei zuzusehen, wie die Daten Stück für Stück eintrudeln. 

P. S.: Es ist eine gute Idee, Ihre Manager aufzufordern, nach Beendigung der ersten Umfragerunde ihren Teams für die Teilnahme zu danken!

Sollten Sie irgendwelche Fragen haben, treten Sie mit uns unter support@peakon.com oder über die Chat-Funktion in Kontakt.

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