Die Funktion Sensible Kommentare ist eine Art, wie die Peakon-Plattform das Feedback in der Organisation herausfiltert, auf das am schnellsten reagiert werden muss.

Peakon hebt Kommentare als sensibel hervor, wenn sie einen Begriff aus einer Liste von vorbestimmten Begriffen enthalten, die potenziell auf große Probleme hindeuten. Peakon benachrichtigt Sie, wenn solche Fälle auftreten, damit Sie entscheiden können, wie am besten darauf zu reagieren ist. 

Aufgrund des Aufbaus dieses Features kann es vorkommen, dass Peakon Kommentare als sensibel meldet, bei denen es sich nicht um solche handelt, da der Kontext der Kommentare nicht in Betracht gezogen wird. Die Plattform weist Sie ganz einfach darauf hin, dass ein Kommentar einen bestimmten Begriff enthält, und Sie entscheiden daraufhin über das weitere Vorgehen.

  1. Überprüfung auf bestimmte Begriffe aktivieren

Administratoren des Peakon-Kontos können dieses Feature folgendermaßen aktivieren/deaktivieren:

  1. Klicken Sie auf Konfiguration im linksseitigen Menü in der Peakon-Plattform
  2. Wählen Sie Dateneinstellungen und dann den Reiter Sensible Kommentare
  3. Klicken Sie auf Sensible Kommentare ein, um die Funktion zu aktivieren

2. Zugang zu sensiblen Kommentaren

Ob Kommentare als sensibel im Manager-Dashboard angezeigt werden, hängt von den Berechtigungen der Zugangsgruppen ab. 

Dabei geht es nicht um den Zugang zum Feature Sensible Kommentare (ein- und ausschalten des Features), sondern um die Kennzeichnung von Kommentaren als "sensibel". Wenn die Berechtigung nicht erteilt ist, können Manager noch immer Kommentare mit sensiblem Inhalt sehen, sie werden aber nicht explizit als solche gekennzeichnet. 

Gehen Sie zu Konfiguration und wählen Sie dann Zugangskontrolle aus. Wählen Sie eine Zugangsgruppe aus, die die Daten aller Mitarbeiter sehen kann. Die Berechtigung für sensible Kommentare kann in den folgenden Gruppen gefunden werden:

Kommentare: 

  • Sensible Kommentare lesen: Sensible Kommentare werden als solche gekennzeichnet. Wenn diese Berechtigung deaktiviert ist, werden die Kommentare immer noch auf dem Dashboard angezeigt, jedoch nicht als sensibel markiert
  • Sensible Kommentare kennzeichnen: Kommentare können als sensibel markiert bzw. solche Markierungen aufgehoben werden

Verwalten: (nur für Zugangsgruppen, die "Alle Mitarbeiter sehen können)

  • Sensible Kommentare: Begriffe verwalten, die zur Kennzeichnung als sensibler Kommentar führen

Benachrichtigungen: (nur für Zugangsgruppen, die "Alle Mitarbeiter" sehen können)

  • Benachrichtigungen zu sensiblen Kommentaren erhalten: Benachrichtigung empfangen, wenn ein sensibler Kommentar identifiziert wurde

3. Benachrichtigungen zu sensiblen Kommentaren

Wenn Benachrichtigungen für sensible Kommentare aktiviert wurden und ein sensibler Kommentar identifiziert wird, erhalten Mitglieder der Zugangsgruppe Administratoren, die Zugriff auf sensible Kommentare haben:

  • eine umgehende Benachrichtigung via Peakon 
  • eine Benachrichtigung dazu in ihrer täglichen E-Mail 
  • eine E-Mail für bestimmte sensible Kommentare, wenn ein Risiko der Selbstverletzung des Mitarbeiters sowie eine Gefahr für andere besteht (bei Begriffen wie Selbstmord, Waffe, verletzen, etc.) 
  • eine Benachrichtigung in ihrem E-Mail-Update (nur während laufender Umfragerunden), worin auch ein Link zu dem entsprechenden Kommentar sowie Informationen zum erkannten Begriff enthalten sind

4. Sensible Kommentare auf dem Dashboard

Wenn einmal Zugang zu sensiblen Kommentaren erteilt wurde, können Nutzer mit der Admin-Berechtigung Sensible Kommentare als Teil der Kommentarseite sehen. 

Sensible Kommentare werden gemäß der Voreinstellung auch im Bereich der Hervorgehobenen Kommentare angezeigt.

Es ist auch möglich, nach einer Gruppe von Begriffen aus dem Drop-down-Menü zu wählen, um die Kommentare zu filtern. 

5. Kommentar als sensibel kennzeichnen oder Kennzeichnung aufheben

Kommentare können nur als sensibel gekennzeichnet werden oder Kennzeichnungen aufgehoben werden, wenn die entsprechende Berechtigung in der Zugangskontrolle erteilt ist. 

Kennzeichnungen aufheben: In einigen Fällen wird ein Kommentar fälschlicherweise als sensibel erkannt. In diesem Fällen kann "Kennzeichnung als sensibler Kommentar aufheben" aus dem Drop-down-Menü direkt neben dem Kommentar ausgewählt werden.

Kennzeichnen: Jeder Kommentar in Peakon kann als sensibler Kommentar gekennzeichnet werden. Um dies zu tun, muss auf den Pfeil neben dem Kommentar geklickt werden, um aus dem Drop-down-Menü "Als sensiblen Kommentar kennzeichnen" auszuwählen.

6. Überwachte Begriffe

In der Plattform findet sich eine Liste von Peakon festgelegter Begriffe, die auch um benutzerdefinierte Begriffe ergänzt werden kann. Diese Begriffe werden folgenden Kategorien zugeordnet, wobei jede Kategorie eine Reihe verschiedener Konzepte umfasst: 

  • Gewalt und kriminelles Verhalten 
  • Sicherheit und Wohlbefinden
  • Anstößiges Verhalten 
  • Integrität und Ethik 
  • Benutzerdefinierte Konzepte und Begriffe 

Jedes Konzept enthält eine Liste von Begriffen sowie ihre Synonyme und Variationen, die mit dem jeweiligen Konzept in Verbindung stehen und auf die Peakon Kommentare durchsucht, um sensible Kommentare zu erkennen.

7. Wie funktioniert das Erkennen der potenziell problematischen Begriffe?

Jeder Begriff, der der Liste mit Begriffen hinzugefügt wurde, wird in rot angezeigt. Kommentare, die einen solchen Begriff enthalten, werden als sensible Kommentare gekennzeichnet.

Peakon zieht auch den Wortstamm in Betracht. Nehmen wir den Wortstamm "verletzen", der erkannt und gekennzeichnet wird. Kommentare, die "verletzen", "Verletzung", "verletzend" enthalten, gehen alle auf den Wortstamm "verletzen" zurück und werden als als sensibel eingestuft.

8. Fälschlicherweise gekennzeichnete Kommentare

Peakon erkennt alle Begriffe auf der Liste der potenziell problematischen Begriffe, zieht jedoch nicht den Kontext, in dem der Begriff verwendet wird, in Betracht. Deshalb kann es vorkommen, dass Kommentare fälschlicherweise als sensible Kommentare identifiziert werden. Die Nutzer, die Zugang zum Feature sensible Kommentare haben, müssen selbst entscheiden, ob es sich um einen sensiblen Kommentar handelt oder der Begriff im Kontext des Kommentars nicht auf ein dringliches Problem hindeutet. 

Beispielsweise enthält Peakons voreingestellte Liste den Begriff "nicht sicher", der zum Konzept "gefährdet" gehört. Nun mag es sein, dass ein Mitarbeiter in einem Kommentar schreibt: "Ich bin mir nicht sicher, ob ich die neuen Büromöbel mag.". Offensichtlich handelt es sich dabei nicht um einen sensiblen Kommentar, auch wenn Peakon ihn als solchen erkennen würde. In solchen Fällen ist es möglich, die Kennzeichnung des Kommentars als sensibel ganz einfach aufzuheben, indem Sie auf den Pfeil neben dem Kommentar klicken und die Kennzeichnung mit "Kennzeichnung als sensibler Kommentar aufheben" entfernen.     

9. Liste der potenziell problematische Begriffe überarbeiten und Begriffe hinzufügen (nur für Premium-Kunden)

Es ist nicht möglich, die voreingestellten Namen der Konzepte zu ändern. Innerhalb der Konzepte können Sie jedoch Begriffe hinzufügen oder entfernen: 

  1. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü, das mit einem Pfeil gekennzeichnet ist, rechts in jedem einzelnen Konzept. Im Folgenden wird Ihnen eine Liste aller Begriffe zu diesem Konzept sowie die Übersetzungen in die verschiedenen Sprachen angezeigt und Sie können am Ende dieser Liste Begriffe sowie Varianten und Synonyme hinzufügen. 
  2. Klicken Sie auf das Minussymbol neben jedem Begriff, um ihn zu entfernen oder
  3. geben Sie einen neuen Begriff ein und wählen Sie die entsprechende Sprache aus, zu der der Begriff gehört.

Hinweis: Wenn Sie einen Begriff einem bestehenden Konzept hinzufügen, empfehlen wir, den Wortstamm einzutragen, da Variationen des Begriffs automatisch erkannt werden. Wenn Sie also beispielsweise "Terror" eingeben, werden "Terrorist", "terrorisieren" usw. automatisch erkannt, da sie alle auf denselben Wortstamm zurückgehen.

10. Benutzerdefinierte Konzepte und Begriffe hinzufügen (nur Premium-Kunden)

Eigene Konzepte und Begriffe können nur beim Premiumpaket von Peakon hinzugefügt werden. 

Wenn benutzerdefinierte Begriffe und Konzepte hinzugefügt werden, wird eine neue Kategorie erstellt. So fügen Sie ein eigenes Konzept oder eigene Begriffe hinzu: 

  1. Klicken Sie ganz oben rechts auf der Seite der Sensiblen Kommentare unter Dateneinstellungen auf Benutzerdefiniertes Konzept hinzufügen
  2. Geben Sie dem Konzept einen Namen 
  3. Fügen Sie Begriffe hinzu und
  4. wählen Sie die entsprechende Sprache, zu der der Begriff zählt, aus der Liste aus

11. Lokalisierung und Übersetzungen

Alle voreingestellten Begriffe werden von Peakon in folgende Sprachen übersetzt: Arabisch, Bulgarisch, Tschechisch, Dänisch, Niederländisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Deutsch, Griechisch, Ungarisch, Indonesisch, Italienisch, Lettisch, Litauisch, Norwegisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Spanisch, Schwedisch, Türkisch und Thailändisch. 

Wenn Sie neue Begriffe hinzufügen (nur für Premium-Kunden) müssen Sie die Sprache auswählen, wenn Sie den Begriff hinzufügen. Das bedeutet außerdem, dass Sie für jede andere Sprache, in der ihre Mitarbeiter an der Umfrage teilnehmen, einen eigenen Begriff einstellen müssen.

  1. Klicken Sie auf die Bearbeitungsoption für irgendein Konzept und fügen Sie einen Begriff hinzu.
  2. Wählen Sie die entsprechende Sprache.
  3. Klicken Sie auf das schwarze Plussymbol, um den Begriff zum Konzept hinzuzufügen. 
  4. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Speichern" und der Begriff wird nun ebenfalls in dem entsprechenden Konzept angezeigt. 

12. Sensible Kommentare und Anonymität 

If further assistance is needed beyond the topics covered in this article, requests can be made to Peakon by contacting our support team at support@peakon.com. 

 Webinar: A safe workplace: enabling the right response to serious misconduct

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